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一、称谓语
称与对方有关的事物常用你，如你省、你部。如是平行文则宜用敬辞贵，如贵部、贵局、贵市、贵会、贵社、贵公司、贵单位等。
称与自己有关的事物常用我、本，如我省、我部、我局、本公司、本会等。
公文中间接称呼有关的人或单位常用该，如该同志、该人、该地区、该单位等。
二、起首语
对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用关于的报告收悉、关于的电文已悉等。
通知常用为了开头。
三、承启语
在公文的缘由表述完毕后，常用为此，特作如下通知、特此命令你们等领起下文。
四、结尾语
是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用以上各项，望各地遵照执行、请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行、是否有当，请予批复、当否，请批示、请予审批、以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行。
五、公文用词的特殊性
所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。
开头用语有:按照、为了、根据、鉴于、依照、据查、关于、报告悉、电悉、奉、查、前奉、据、报称、电称、制定、特派、任命、兹聘、派、惊悉、阅悉、谨悉等。
结尾用语有:望、请、特此函告、为盼、是否可行、当否、请批示、祈请批复、盼回复、望遵照执行、特此通知、请批转执行、特此布告、此复、此致、谨呈、谨报告、特此电陈、此令、此批、此布、为荷等。
过渡用语有:为此、为此特、对比、为、结合等。
称谓用语有:贵省、贵局、该地区、我市、我县、本镇等。
表时间的模糊词语有:最近、近期、适当时候、现在、将来、曾经、同时、有时、一直等。
表范围的模糊词语有:有关、各部门、乡(县、市、省)内外、国内外、左右、上下等。
表条件的模糊词语有:在可能的情况下、在情况下、在基础上、符合一定条件、在特殊情况下等。
表数量的模糊词语有:许多、多数、广大、某些、有此，一些、个别、部分等。
表程度的模糊词语有:很、一般、更加、进一步、基本上、显著、一定、较等。
表频率的模糊词语有:经常、不断、有时、反复、再三、多次、偶尔等。
六、公文写作常用词语
在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语，现简要介绍如下:
a
[按期]按照规定的期限。
[按时]依照规定的时间。
[按语]发文单位批转或转发公文时所做的说明或提示。
[按照]依照；据此办理。
[案卷]分类保存以备查考的文件。
b
[颁]发布；颁发。多用于庄严、隆重的场合。
[颁布]公布。多用于公布重要的法律、规定、条例、命令等。如颁布法令、颁布奖惩条例。
[颁发]发布；授予。多用于领导机关发布重要文件或向有关单位或人员授奖。如本条例自颁发之日起执行、颁发奖章和奖金。
[颁行]颁布施行。
[报呈]用公文向上级报告。如报呈上级备案。
[报告]1用书面或口关的形式向上级做正式陈述。2用书面或口头的形式向上级所做的正式陈述。
[报经]上报并已经得到。如报经上级同意。
[报批]呈报上级机关请求批准。如履行报批手续。
[报请]用书面报告向上级机关请示或请求。如报请上级批准。
[报送]向上级呈报。
[备案]向主管机关报告事由存案以备查考。如此事已报上级备案。
[备查]准备好文件、案卷、图表等以供查考。如存档备查。
[本]自己方面的。可用于机关、团体和个人的自称，也可用于文件自身。
[本拟]本来打算。
[本应]本来应该。如本应从严惩处，但念其
[比照]比较对照(已有的做法或同一范畴的处理)。
[濒于]临近；接近。多用于坏的情况。如濒于破产、濒于绝望。
[并经]并且经过。
[不啻]不止；如同。
[不法]不守法的；违法的。如不法分子、不法行为。
[不日]要不了几日；几天之内。
[不失为]还可以算得上；称得上。这样处理，不失为一种好办法。
[不时]随时。如不时之需。
[不宜]不适宜。如不宜操之过急。
[不予]不准许；不给。
[布置]对工作、活动做出具体的安排。
[部署]安排、布置(工作或活动)。
c
[参见]同参看。
[参看]读一篇文件时参考另一篇。
[参与]参加进去共同进行。
[参阅]同参看。
[参照]参考并仿照。如参照执行。
[参酌]参考实际情况，加以斟酌。如参酌处理。
[草拟]起草和撰拟。如草拟文件。
[查]清点；了解；调查；清查。
[查办]查明犯罪事实或错误情节加以处理。如严加查办、撤职查办。
[查对]清查核对。如业经查对，正确无误。
[查复]核查后做出答复。
[查禁]检查并禁止。
[查究]调查并追究；检查追究。如对此须认真查究。
[查收]检查后收下。
[查询]调查询问。
[抄报]把有副本或抄件的公文除主送机关及首长外，报送需要了解情况的上级机关和首长。
[抄发]把有副本或抄件的公文除主送机关及首长外，下发给需要了解文件内容的下级机关或人员。
[抄送]把有副本或抄件的公文送交平行机关、单位或个人。
[成例]现成的例子和办法。如援引成例。
[成文]用文字固定下来的；成为书面的。
[呈报]用公文报告上级。如呈报省政府批准。
[呈请]用公文向上级请求或请示。如呈请核示。
[承蒙]受到(客套话)。如承蒙指教、承蒙恩准、承蒙热情招待，不胜感激。
[纯系]纯粹是。如纯系无中生有、纯系无理取闹。
[此]这个。如在此基础上、此议不妥。
[此布]在这里宣布。多用于布告的结尾。
[此复]就这样答复。用于批复或函复的结尾处。
[此令]就这样命令。用于命令的结尾处。
[此批]中央或地方机关，对人民团体呈送的报告有所批复时，用此语为终结。
[此状]颁发任命状或奖状时用此状作为终结语。
[存案]在有关机关登记备案。
[存查]保存起来以备查考。如交财务处存查。
[存档]把已经处理的公文、资料归人档案，供以后查考。
[存疑]把疑难问题暂时搁置起来不做处理。如此事存疑，留待后决。
d
[大]超过一般的；十分；很。
[大力]很大的力量；用很大的力量。如大力支持。
[大有]很有。如大有余地、大有之势。
[待]等待。
[当即]当时；立即；马上就。
[当否]是不是恰当合适。
[电悉]通过电报(电话)了解到。
[定]规定的；不可移动和变更的。
[定案]案件、方案等做最后的决定。
[定夺]对事情做可否与取舍的决断。如此事待讨论后再行定夺。
[定于]决定在。
[定予]一定给以的。
[动]行动；动作；行为。也做往往解释。
[动议]会议中临时的建议。如紧急动议。
[动辄]动不动就。
[度](量词)次。
[敦]诚恳。
[敦促]诚恳地催促。
[敦聘]诚恳地聘请。
[敦请]诚恳地邀请。如敦请届时光临指导。
e
[讹误](文字、记载)错误。
[而]有三种用法，—是连接语意相承的成分；二是连接肯定和否定互相补充的成分；三是插在主谓语之间，起如果的作用。
f
[发布]宣布(命令、指示等)。
[凡]凡是。
[反之]与此相反。
[非经]除非经过。
[废]废止的；不再使用或不再生效的。
[废弛]政令、法纪等因不执行或不被重视而失去约束作用。
[废除]取消、废止(法令、制度、条约等)。
[废止]取消、不再行使(法令、制度等)。
[废置]认为没有用而搁置一边。
[奉]接受。用于下级接受上级的指示、命令。
[否]不；不行。
[复核]复查核对。
[附件]指随同主要文件一同制定的文件，是随同主要文件一同发出的有关文件或物品。
g
[该]指示词，指上文说过的人或事
[概]大略、大概；一律。
[概用]一律用。
[稿]指外发公文的未定稿、草稿。
[稿本]公文形成前所产生的各种文稿，如草稿、讨论稿、修改稿、送审稿等。
[根据]依据。用于公文的开端。
[公布]公开宣布，让大家都知道。用于政府的法律、命令、文告及团体、单位的通知事项。
[共识]指双方或多方在某一问题上的共同认识。
[关于]具有指示性的介词，多与名词组成偏正词组用作公文题目。
[光临]敬辞，称宾客来到。用于、邀请信的末尾处。如敬请光临、欢迎光临指导。
[规程]对某种政策、制度、正确做法和程序所做的分章分条的规定。
[规定]对某一事物的方式、方法、数量、质量所做的决定。
[规范]约定俗成或明文规定的标准。
[规格]指质量的标准，如大小、轻重、精密度、性能等。
[规约]经相互协议规定下来共同遵守的条款。
[规则]规定出来给大家遵守的制度和章程。
[贵]敬辞，称与对方有关的事物。多用于单位、团体或国家。
[果系]果然是。如经调查核实，果系张某所为、经查此事果系误传。
h
[还须]还必须。
[函]信件。如公函、来函。
[函复]用信函答复。如所拟可否，盼速函复。
[函告]用信函报告或告诉。如特此函告。
[核]仔细地对照和考查。
[核拨]审核后拨发。
[核定]审核决定。
[核对]审核查对。
[核减]审核后决定减少。如严核减行政经费10%。
[核实]审核查实。
[核销]审核后报销。
[核准]审核后批准。如该计划业经市政府核准。
[后经]后来经过。
[互动]为解决某一问题，双方或多方采取实际行动。
[会签]指与文件内容有关的主管部门负责人共同在发文稿上签注意见和姓名。
[会同]同有关方面会合在一起。
[汇总]汇集到一起。多指资料、数据、表格、文件等。
j
[基于]根据。如基于以上理由。
[即可]就可以。
[即日]当天。如本条例自即日起施行。
[即席]在集会或宴会上(当场)。如即席讲话、即席赋诗一首。
[亟]急迫。
[鉴]审察；仔细看。
[鉴别]辨别。
[鉴戒]可以使人警惕的事情。如引为鉴戒。
[鉴定]对人或事的优劣做评价。
[鉴于]觉察到；考虑到。
[见]放在动词前用来表示对我怎么样。
[见复]答复(我)。
[见谅]原谅(我)。如敬希见谅。
[校订]对照可靠的材料复核公文中的疑误之处。
[接]接到。
[接办]接过来继续办下去。
[接管]接收并管理。
[接洽]联系洽商。
[届时]到时候。表示预定时间准时做某事。如请届时参加。
[谨]敬辞，表示敬重、郑重的意思。
[谨电]恭敬地电告。如欣闻，谨电致贺。
[谨启]恭敬地陈述。如秘书工作公司谨启。
[谨悉]恭敬而慎重地了解到。如来函谨悉。
[惊悉]知道了(这个消息)十分震惊。如惊悉秘书工作同志病逝。
[经]经过。
[径]直接。
[径报]直接报送。如有关材料请径报市政府办。
[径向]直接向。如此事宜径向县劳动人事局反映。
[径与]直接同。如请径与市人才中心联系。
[径自]自己直接(行动)。如该公司未经批准，径自开展人才招聘活动。
[就]靠近；从事。
[就地]在原地。如就地解决、就地安置。
[就绪]已经安排好。如大会筹备工作已全部就绪。
[就学]从事学习。
[就业]从事某项职业。
[具名]在文件上签名。
[据]根据；依据。
[据此]按照这个。
决定]对如何行动做出主张。
[决算]根据预算执行的结果而编制的会计报告。
[决议]经过一定会议讨论通过的决定。
[均]全；都。
[均经]全部经过。
[均须]都必须。
[均应]全都应该。
k
[考察]实地观察；调查了解。
[考查]用一定的标准来检查衡量。
[可否]可不可以。
[恳请]诚恳地邀请或请求。如恳请拨冗出席、恳请原谅。
l
[滥用]超过规定范围地使用。如滥用职权、行文不得滥用方言。
[累计]层层相加，累聚计算。
[立案]在主管机关注册登记、备案。
[立即]立刻。
[列举]一个一个地举出来。
[列席]参加会议有发言权而没有表决权。
[聆听厂听的文言词。多用于下级对上级、晚辈对长辈。如聆听教诲。
[另行]另外进行(某种活动)。如另行通知、另行规定。
[令行禁止]有令行，有禁止。多用于下行公文的要求之中。
[履行]实践自己答应做或应该做的事情。如履行诺言、履行手续。
[论处]判定处分。如依法论处、按违反政纪行为论处。
m
[免]去掉；除掉。如免去、免职。
[面洽]当面接洽。如面洽公事、详情请与来人面洽。
n
[能否]是否能够。
[拟订]草拟。如拟订计划、拟订方案。
[拟稿]起草文稿。
[拟经]打算经过；准备经过。
[拟于]打算在。
[挪用]将专项款移作他用。如挪用公款。
p
[批驳]书面否决下级的意见和要求。
[批复]对下级来文的批示答复。
[批件]带有上级批示的文件。
[批示]上级对下级来文批注意见。
[批阅](领导人)阅读文件并加注批语。
[批转]把下级来文批示转发给其他单位执行和参阅。
[批准]上级对下级的意见表示同意。
[破案]查清涉及法律的事件。
q
[期]1等待；盼望。2日期；预定的时日。如定期、按期。
[期于]希望达到；目的在于。
[启动]原指机器、设备开始运转。在社会生活中则指某项工作或活动开始进行。
[启用]开始使用(印章)。
[讫]完结；截止。
[迄今]到现在。
[洽商]接洽商谈。如洽商有关事宜。
[签订]订立协议、、条约并签字。
[签发]主管负责人对公文文稿签署发稿意见。
[签收]收到公文信件后，在送件人的发文簿上签字，表示文已收到。
[签署]在公文上正式签字。
[签章]在文件上签名盖章。
[签注]在文件上批注意见。
[切]切实；务必。
[切记]牢牢地记住。
[切切]1千万；务必。如切切不可忘记。2用于布告、条令等末尾，表示叮咛。如切切此布。3恳切；迫切。如切切请求。
[切实]切合实际，实实在在。如制定切实可行的措施。
[切勿]千万不要。如切勿等闲视之。
[清册]详细登记有关项目的册子。
[清查]彻底检查。
[清点]清理查点。
[清稿]1把文稿誊清。2誊清了的稿子。
[清样]最后一次校改后的校样。
[]，俗称请帖。
[请示]向上级请求指示。
[请予]请给予。属请求性用语。如请予审批、请予批示。
[顷]不久以前。
[顷奉]刚才接到。多用于下级对上级。如顷奉上级指示。
[顷接]刚才接到，多用于平行机关或个人之间。如顷接来函。
[顷闻]刚才听到。如顷闻秘书工作同志不幸病逝。
[确系]确实是。如经查证，此案确系错判。
r
[任]担负；使用。
[任免]任命和免职。如任免名单。
[任命]下命令任用。如任命秘书工作x为公安局副局长。
[任用]委派人员担任职务。如量才任用。
[任期]担任职务的规定期限。如任期五年，连任不得超过两届。
[日程]按日排定的行事程序，如议事日程、‘‘工作日程等。
[日内]最近的几天里。如大会将于日内举行。
[日前]几天前。
[冗]1多余的。如裁减冗员。2繁忙的事。如希拨冗出席。
[如期]按照预定的日期。如该项任务业已如期完成。
[如上]如同上面所叙述或列举的。如特报告如上。
[如下]如同下面所叙述或列举的。如特提出如下意见。
s
[三令五申]再三地命令和告诫。多用于批评某种错误倾向的通知、通报等公文中，属强调语气。
[删]去掉文中的某些字句。
[删除]删去。
[删改]删削并改动。如原稿个别地方做了删改。
[删节]删去文中可有可无或比较次要的部分。
[缮写]抄写。
[尚望]还希望。如尚望贵局大力支持。
[商]与商量。如秘书工作问题请商人事局解决。
[商定]协商确定。
[商讨]商量讨论。
[上报]向上级报告。
[申报]用书面向上级或有关部门报告。
[审定]审查决定。
[审订]审查修订。
[审发]审查发出。
[审改]审查修改。如审改文稿。
[审核]审查核定。
[审批]审查批示。如报请上级审批。
[审修]对文稿审阅修改。
[审阅]审查阅读。如审阅报告。
[施行]实施执行。多用于公布法令规章的生效时间。如本条例自公布之日起施行。
[实施]实行。用法同施行。
[事]事情；事项。
[事宜]事情的安排和处理。
[事由]本件公文的主要内容。
[试行]试验推行。
t
[特]特地。常用于公文开头与主体之间的过渡。如特做如下决议、特决定如下。
[特此]特别为此事；专为此事。一般多用于通知、通报、报告等文件的结尾处。如特此报告、特此通知如下、特此决定
[特予]特地给以。
[提案]向会议提出的议案；如截至今天，本次大会收到提案秘书工作件。
[提请]提出要求或议题，请会议或上级研究讨论，做出决定。如提请上级批准、提请大会讨论通过。
[提要]从全文中提出要点。
[体会]体验领会。
[体式]文件的格式。
[条款](条目)规章、制度、契约的条目。
[条例]由国家制定或批准的规定某些事项或某一机关的组织、职权等法律文件，也包括团体制度的章程等。
[听取]听，多用于听意见、听反映、听报告、听汇报等。如大会先后听取了一府两院的报告、认真听取群众的意见和反映。
[通报]1动词，指上级机关把工作情况或经验教训用书面形式通告下级单位。如现将情况通报如下、特予通报表扬。2名词，文件的名称之一，即上级机关通告下级机关的文件。如此事性质恶劣，后果严重，宜发通报予以严肃批评。
[通病]指一般都有的缺点。
[通告]1动词，普遍地通知。2名词，普遍通知的文告，文件的名称之一。
[妥否]是不是恰当。
w
[完稿]脱稿。
[玩忽职守]工作极不负责或严重失职。
[望]希望；盼望。
[望即]希望立即。多用于下行文，属期望性用语。如望即着人调查，并报结果。
[为]为了。