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阅知类公文经登记、拟办（批办）后，文秘人员要组织有关人员进行阅文活动，通常采用的阅文方式有:
树型传阅方式即以文秘人员为中心组织传阅，依次将公文传送给阅文者，每个阅读者阅毕后，需将公文退回给公文管理人员，由文秘人员检查无误后，再传递给其他阅读者。这种传阅方式的优点在于，文秘人员自始至终都是传阅活动的中心（像树干），其他阅文者（像树枝）的阅文活动均处于文秘人员的监督、控制之中，可以保证公文信息传递的可靠性和传递效率。
轮式传阅方式又称横传，即一个阅文者阅毕后直接将公文交给另一个阅文者，依此类推。这种方式，公文被送出后，就在各阅文者之间相互传递，文秘人员不再能够掌握和控制公文运转的时间、速度、安全，如发生公文丢失、损坏、积压、泄密现象，不易明确责任。适用于阅文范围较小的情况，阅文范围较大时，不宜采用。
为了加快传阅速度，提高传阅效率，可根据本单位情况，采用多种多样的方法组织阅文活动，如开辟阅文室，指定固定的时间阅悉公文；利用各种会议集中传达公文精神；复印公文副本，增加公文数量，加快分散阅文的速度；利用内部刊物等公布公文，以便阅文；利用现代化技术手段与通讯设备如计算机网络、电视、传真等传阅公文。