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公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
（－）决定与决议
决定是领导机关对重要事项或者重大行动做出安排和决策所使用的一种下行公文。决议是发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项的一种下行公文。它们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，它们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明主送或者分送单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成；都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是它们又有以下显著区别。
1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关（组织）不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定；而决议只能由有关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议已不再列为国家行政机关正式公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称部署性决定）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性、起领导、指导作用。决议则有多种作用:有的带指令性，如四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议；有的带说理性，对有关人和事作出评价，如中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议；有的带号召性，如中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议；有的带批准性，如党代会、人代会对各种所作的决议。
5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注；由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。
其中，第1、2项是主要区别点。
（二）公告与通告
公告是向国内外宣布重要事项或法定事项的周知性公文。通告是在一定范围内公布应当遵守或周知事项的周知性公文。它们在性质和写法上许多相似之处。
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播。它们的写法也相似。但它们在适用范围、制发单位、发送对象、作用等方面有明显区别。
1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定性通告多由政府机关发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文不用这两个文种。
3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和人员发布。
4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。
掌握了上述区别，特别要注意不滥用公告。
（三）事项性通知与通告
这里的通知专指事项性通知，也包括周知性的会议通知。而通告则指周知性通告。
它们的主要区别在于发送对象不同。通知有确定的主送机关和人员，即使不在正文前写明主送对象，正文中也要明确指出。而通告的主送机关和人员不确定，它是周知性的。
（四）请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1。行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，一般不需上级答复，重在呈报。
2。呈报时间不同。请示需要事前行文，不能先斩后奏。报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常所说事前要请示，事后要报告。
3。主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4。受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。由此可将请示分为请求指示的请示和请求批准的请示。其中第一类请示多涉及政策上、认识上的问题。第二类请示多涉及人事、财务、机构等等方面的具体事宜。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。按其内容可将其分为、情况报告和答复报告。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。
正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。
（五）请示与函（请求批准函）
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4。受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。
了解了上述区别，要注意不要把请求批准函误用为请示、报告。（当然，也要注意不要将审批复函误用为批复。）
（六）批复与函（审批函）
这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
了解了上述区别，要注意不要将审批复函误用为批复。
（七）决议和会议纪要
它们都是重要的会议文件，都用于传达会议精神和会议议定事项。但在使用上有明显区别。
1.适用范围不同。重要的全体会议、代表会议才发决议；而一切会议凡有必要均可发会议纪要。
2。涉及内容重要程度不同。决议的内容一般为比较重大的问题。会议纪要的内容可为重要问题，也可为具体问题。
3.形成程序不同。决议必须经会议法定多数表决通过才能制发；会议纪要征求与会者意见并经会议主持者审批即可发出。
4.涉及内容范围不同。决议只写进会议议决的事项；－般内容单一，一文一事。会议纪要可反映会上的不同意见和观点（如学术会议纪要）；有的纪要（如办公会议纪要）可涉及会议研究的几个问题。
5。作用不同。决议除批准、评价有关事项外，一般多为部署工作，有指挥、指导作用。会议纪要中，办公会议纪要具有指挥作用，有关方面必须遵守、执行议定事项。其它会议纪要或通报会议情况，让有关方面了解；或传达会议精神，指导开展工作。
6.发布方式不同。决议由相应的领导机关用正式文件形式发布。会议纪要中，办公会议纪要一般用专用版头形式刊发，其它会议纪要多用通知件头转发或印发。
（选自叶黔达、柯世华现代公文写作技巧）四川秘