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1.会议的主题和议题
会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一是要结合本部门或本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。
2.会议名称
会议名称分为几种情况:一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中，有的还可以包括时间、范围等，如“风光旅行有限公司xx年业务恳谈会”。
3.会议议程与日程
会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时要注意:了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上3个单元时间安排，并将会议议题具体化。
4.选择会址
选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择时要考虑:租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有2～3m的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。