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（一）应用文的含义
应用文是机关单位、社会团体和人民群众，在日常工作、学习、生活中，办理公务以及个人事务而使用的具有特定形式或惯用格式的文字。
这里有几点值得注意:一是应用文的主体包括单位和个人，即个人与个人之间、单位与单位之间、个人与单位之间往来之文字；二是既可以用于处理公务活动中的事务，也包括用于人们的生活、交际等，而且对公私事务的作用是直接的，而不是间接的；三是有特定形式或惯用格式，这些格式为社会所遵循、使用；四是包括文章，也包括零星文字材料等，形式多样。根据以上几点，消息、通讯等新闻文体、传记等史传文体、广告文案不属于应用文，应视为实用文体。
应用文与实用文的关系。
（二）应用文的特点
就全部应用文而言，其特点应该有两个，一个是实用性，一个是惯用格式。为了更具体地说明应用文的这两种特点，我们将其具体化为以下几点予以介绍:
1.价值的直接实用性
应用文的主要工具是文字。只有文字的成熟或成熟的文字，才使应用文的产生有了不可缺少的客观条件。从历史上看，应用文的载体是竹简、缣帛、钟鼎和纸张。欧阳修与陈员外书云:“古之书具，惟有铅刀、竹木。而削札为刺，止于达名姓；寓书于简，止于舒心意，为问好。”我们的先辈无论大事小事，必先“率民以事神，先鬼而后礼”，从而形成了以神、鬼、上天、祖先为精神依托的神权政治统治模式，而掌握刀笔并把神事活动的情况记录下来，也便成了我们最早的应用文，这些刻在龟甲和兽骨上的应用文，从一开始就体现出其异乎显著的实用性。
毛泽东同志在反对党八股一文中指出:“任何机关做决定、发指示，任何同志写文章要靠有用。”“直接实用性”是应用文区别于其他文章的根本属性。与其他文章相比，理论文章重在析理，给人以知识；文学作品重在给人以审美愉悦，以陶冶读者性情为主；而应用文不同，它重在为人们处理公私事务服务，作为临民治事的工具，它的功能是通过直接的实用价值体现出来的。
应用文直接实用性的体现是多方面的。在内容上，应用文应有很强的目的性和针对性，要能反映社会生活实际，切实解决公私事务。在形式上，应用文的结构、格式、语言等要为直接实用性服务，语言要浅切、易懂、规范，讲求准确无误、直观明了。在时效上，应用文要讲求内容的单一性和强烈的时效性，一切从提高工作效率出发，要迅速及时，以免延误时机，影响工作，造成损失。
2.材料的完全真实性
应用写作以“应”付生活，“用”于事务为目的，它必须以事实为依据，不允许虚构、虚拟、合理想象、移花接木、张冠李戴。这一点与文学作品不同，文学作品也讲求真实，但文学作品的真实更强调艺术的真实，允许艺术的虚构，其“真实”是文学的真实，是相对的，它来源于生活但又高于生活。
应用文的材料的真实，是一种完全的真实。要做到完全的真实，至少要做到“三真”:一是选用的材料本身必须是真实的，是符合客观实际和社会生活现实的；二是写作时动用材料的方式是得当的，反映给阅读者即受众的材料必须是真实可靠、准确无误的。有的材料是真实的，是生活中发生的，但使用是不得当的，如移花接木、张冠李戴。三是材料的选用与事实核心或实质是一致的。即材料的取舍与应用文主旨之间的关系是紧密的，材料必须充分地支撑观点。如一份表扬某村是计划生育模范村的文稿，使用的材料是:该村十五年只生育了一个人口。事实是:该村是贫困村，小伙子无法找到对象，十五年只有一位小伙子找到了对象。这段材料是真实的，使用也是真实的，但这段材料只能说明该村的贫困现象，不能说明该村是计划生育模范村。材料的实质与表达主旨之间不能出现悖反。
3。写作格式的模式性
写作格式的固定是应用文的显著特点。它的形成，一方面是因为约定俗成，是历史留传、人们习以为常、共同遵守的，任何人不可随意违反它的固定的格式，否则就是不伦不类的，就达不到应用文的写作目的。当然随着社会的发展和进步，一些陈旧的约束人们的精神甚至是反映封建尊卑压迫关系的繁文缛节的格式，我们要敢于突破，敢于创新。日常应用类应用文的格式主要是约定俗成的。
应用文格式形成的第二个原因是法规使成，即国家相关法规对文件的格式进行规范，公文的格式就是法定使成的。
中国共产党机关公文处理条例:“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”国家行政机关公文处理办法:“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”国家行政机关公文格式则是专门对公文的格式和规范进行规定的国标文件。
讨论:应用文为什么必须具有固定、规范的格式？（格式的作用）
4。行文目的特定性
文学作品的对象模糊不清，作家在写作时确立的读者对象是泛泛的，并没特定的读者。而应用文则不同，它的对象是十分明确的，写给谁看的，行文者一清二楚。一般的书信类自不必说，就是海报、启事也是以其特定的读者为写作对象的。就写作目的而言，日常应用文也是明确的，它就某一个事件为其主要内容，发文所希望达到什么样的结果也是明确的。因此日常应用文写给谁、写些什么、达到怎样的效果，事先是已知道的。
5。有较强的时效性
应用文总是针对工作学习或生活中所出现的具体事情而写的。往往是问题已摆在眼前或即将发生，必须想办法处理或解决时才使用的。如开会要先写通知，请假要先写，入党入团要先写等。强调这种及时性是日常应用文的基本特征。
6。语言要朴实、简明、准确
应用文不是文学作品，语言一般要求朴实、简明、准确。说明清楚而不书面化；表达准确让人一看就懂，不拖泥带水，要条理清晰。一般应用文无需作什么修饰，也要少用形容词或描述性的句子，更不可用什么比拟或夸张等修辞方法。